Założenie spółki LTD na Cyprze to proces prosty i szybki, ale tylko wtedy, gdy jest odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony zgodnie z lokalnymi wymogami prawnymi. Niestety, wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych, którzy próbują zarejestrować firmę samodzielnie – popełnia błędy, które prowadzą do opóźnień, dodatkowych kosztów, a w skrajnych przypadkach nawet do odrzucenia wniosku przez cypryjski rejestr. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane podczas rejestracji spółki na Cyprze, które warto poznać, by ich uniknąć i przeprowadzić proces sprawnie i bez komplikacji.
Nieprawidłowa lub zbyt ogólna nazwa spółki
Jednym z pierwszych kroków w procesie rejestracji jest wybór nazwy spółki. Wydaje się to banalne, ale wielu przedsiębiorców nie sprawdza wcześniej dostępności proponowanej nazwy lub wybiera nazwę, która jest zbyt ogólna, zawiera zakazane zwroty, albo przypomina zarejestrowany znak towarowy. Cypryjski rejestr firm (Registrar of Companies) automatycznie odrzuca takie propozycje, co prowadzi do kilkudniowych opóźnień.
Dobrą praktyką jest przygotowanie co najmniej trzech alternatywnych nazw oraz wcześniejsze sprawdzenie ich dostępności – kancelarie takie jak PrawnikOnline – rejestracja spółek zagranicznych pomagają w szybkim sprawdzeniu nazw i doradzają zgodność z regulacjami.
Brak lub niekompletne dokumenty identyfikacyjne
Rejestracja spółki na Cyprze wymaga przedłożenia kopii paszportów, dokumentów potwierdzających adres zamieszkania oraz informacji o beneficjentach rzeczywistych. Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia wniosku przez rejestr są proste, ale kosztowne błędy. Przedsiębiorcy często przesyłają nieczytelne skany albo korzystają z nieaktualnych dokumentów – na przykład rachunków za media starszych niż 3 miesiące.
Dodatkowo, wiele osób zapomina o apostille na pełnomocnictwie. Często też nie podpisują formularzy HE. Wszystkie te niedociągnięcia mogą znacząco opóźnić proces rejestracji spółki, a w niektórych przypadkach nawet go zablokować.
Równie często zapomina się o tłumaczeniach przysięgłych, gdy dokumenty nie są sporządzone w języku angielskim. Pomoc profesjonalnego pełnomocnika pozwala uniknąć takich potknięć i znacznie skrócić czas rejestracji.
Nieprawidłowa struktura właścicielska i zarządcza
Wielu przedsiębiorców nie wie, że cypryjska spółka LTD potrzebuje co najmniej jednego dyrektora i sekretarza. Trzeba ich zgłosić do rejestru. To obowiązek.
Często powołuje się osoby, które nie chcą albo nie mogą pełnić tych funkcji. Zdarza się też, że właściciele nie rozróżniają dyrektora rzeczywistego od nominowanego. To może prowadzić do poważnych problemów w zarządzaniu spółką.
Z punktu widzenia rezydencji podatkowej błędne zaprojektowanie struktury może skutkować zakwestionowaniem cypryjskiej rezydencji podatkowej przez urząd. Z tego powodu warto korzystać z opcji nominee director i nominee secretary, co oferują m.in. Radca Prawny Piotr Kaczmarek – obsługa spółek cypryjskich.
Zbyt późne zgłoszenie do VAT lub EORI
Rejestracja w cypryjskim rejestrze VAT (VIES) lub uzyskanie numeru EORI dla handlu międzynarodowego to kolejne elementy, które bywają pomijane lub realizowane z opóźnieniem. Tymczasem są one wymagane już na etapie rozpoczęcia działalności operacyjnej. Brak tych numerów skutkuje m.in. blokadami na granicach, karami administracyjnymi oraz utratą wiarygodności w oczach partnerów handlowych.
Brak adresu rejestrowego i dokumentacji spółki na miejscu
Niektórzy przedsiębiorcy próbują zarejestrować spółkę bez adresu rejestrowego na Cyprze. Inni wybierają niesprawdzonych dostawców usług biurowych. To błąd. Każda cypryjska spółka musi mieć fizyczny adres na wyspie. Ten adres trzeba zgłosić do rejestru. Musi być dostępny dla urzędów i kontrahentów.
Firmowa dokumentacja – na przykład księgi udziałowców czy protokoły zgromadzeń – też musi fizycznie znajdować się na Cyprze. Jeśli jej zabraknie, firma może naruszyć obowiązki korporacyjne.
Niedotrzymanie terminów raportowania
Wielu właścicieli spółek zapomina o ważnych obowiązkach po rejestracji firmy. Trzeba złożyć Annual Return (HE32). Należy też przygotować roczne sprawozdania finansowe. Certyfikowany audytor cypryjski musi je potwierdzić Niezłożenie tych dokumentów w terminie skutkuje nałożeniem kar finansowych, a w skrajnych przypadkach – rozwiązaniem spółki przez sąd rejestrowy.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Jakie są najczęstsze błędy przy rejestracji spółki na Cyprze?
Najczęściej spotykane błędy to: błędnie wybrana lub niedopuszczalna nazwa spółki, brak apostille, nieczytelne dokumenty identyfikacyjne, brak adresu rejestrowego, źle skonstruowana struktura zarządcza oraz niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych.
Czy mogę samodzielnie zarejestrować spółkę na Cyprze?
Można to zrobić samodzielnie, jednak ryzyko błędów jest duże. Warto skorzystać z usług doświadczonej kancelarii, która zadba o poprawność dokumentacji, terminy i zgodność z lokalnym prawem.
Co zrobić, jeśli moja nazwa spółki została odrzucona?
Należy zgłosić alternatywną nazwę. Najlepiej przygotować kilka propozycji jeszcze przed złożeniem wniosku i sprawdzić ich dostępność w rejestrze.
Jakie konsekwencje ma spóźnienie się ze złożeniem rocznego sprawozdania?
Spóźnienie wiąże się z karami finansowymi naliczanymi za każdy dzień zwłoki. Dłuższe opóźnienia mogą prowadzić do wszczęcia procedury wykreślenia spółki z rejestru.
Nie ryzykuj opóźnień ani kosztownych błędów. Zaufaj specjalistom z rajepodatkowe.eu i załóż swoją spółkę na Cyprze szybko, legalnie i bez stresu. Pomożemy Ci uniknąć wszystkich pułapek rejestracyjnych.
